Studentensyndrom vs. Unter den Tisch fallen lassen— Die Duale Produktivitätstechnik

Dieser Artikel erschien zuerst auf medium.

Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie ihr Zeit zur Verfügung steht (Parkinsons Law oder Studentensyndrom). Die Lösung: Zeit verknappen. Die Folge: Der Kalendar ist voll mit zeitlichen Flaschenhälsen. In vielen Fällen sind wir deutlich schneller als vorher. Was geschieht, wenn unvorhergesehenes eintritt? Alles bricht zusammen. Hier eine Technik, um die positive Wirkung von Flaschenhälsen zu erhalten, ohne Gefahr zu laufen Termine zu reißen.

Die Engpasstheorie von Eliyahu M. Goldratt ist für mich mittlerweile eine Metatheorie für mein tägliches Leben geworden. Sie besagt, dass die Effizienz von Systemen sich immer über einen Engpass analysieren und steuern lässt. “Das Team ist nur so stark, wie das schwächste Glied”, wie der Volksmund sagt. Man verbessert ein System (ein Team, eine Mannschaft, den Verkehr, eine Produktionsstraße, Terminplanung), indem man den Engpass herausfindet und ihn optimiert.

Man kann jedoch auch Engpässe künstlich erzeugen, um damit positive Effekte zu erzielen. Im Projektmanagement existiert mit Critical-Chain-Project-Management (CCPM) eine Methode, die die geschätzten Zeiten für Arbeitspakete radikal kürzt, und einen Gesamtprojektpuffer erstellt. Damit habe ich seinerzeit meine Masterthesis in acht Wochen abgeschlossen.

Zeige mir deinen Kalendar und ich sage Dir, wer Du bist

Was ist aber, wenn man viel mehr Verpflichtungen hat? Ich bin überzeugt, dass es ein Privatleben und ein Berufsleben gibt, sie aber fließend sein dürfen. Das führt m.E. zu weniger Konflikten — wenn man es ernsthaft angeht. Das bedeutet aber oftmals, dass man (auf den ersten Blick) noch mehr managen muss.

Die Kinder zur Schule bringen, der Zahnarzttermin, ein wichtiges berufliches Meeting, Fertigstellen eines längeren Berichts usw. Wie so ein Terminkalendar aussieht, wissen Sie selbst vermutlich am besten: bunt und Schlag auf Schlag. Nur so können Sie die Verpflichtungen unter einen Hut bringen — oder? Engpass pur. Sie kommen in den Stau? Mist! Ihr Geschäftskollege verspätet sich (vermutlich wegen Stau)? Doppelter Mist.

Jeder kennt sicher schon das Gefühl des “vom-Terminkalendar-gejagt-zu-werden”. Der tote Kalendar kann herzlich wenig dafür. Man macht schlicht zu viele Zusagen — sagt zu oft “JA”. Leider handelt es sich oft um Verpflichtungen, für die man selbst nicht brennt, aber man will ja nett sein und niemandem vor den Kopf stoßen. Erkennen Sie sich? Dann lesen Sie unbedingt Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less von Gred McKeown.

Die Kernfrage lautet: Wie kann ich Flaschenhälse nutzen, damit ich nicht ins Prokrastinieren verfalle, aber die Nachteile von Flaschenhälsen mich (und andere) nicht belasten?

Unterscheidung zwischen “Realterminen” und “Faktischen Terminen”

Duale Produktivität
Die Blocker zeigt nach außen an, welche Zeiten belegt sind. Rechts die abgesprochenen Termine.

Schauen Sie sich den Screenshot kurz an. Mein Tag beginnt mit komplett privaten “Terminen”, die ich ganz normal eintrage. Auch wenn mein Trainingsprogramm nur 20 Minuten dauert, zeigt meine Erfahrung, dass ich vom Verlassen der Haustür, bis zum Wiedereintritt ziemlich genau eine Stunde benötige.

Spannend sind Termine, die man mit anderen macht. Im fiktiven Beispiel oben, habe ich mein Team zu einem Projekttreffen eingeladen: 08:30 bis 09:30. Ich selbst achte (fast schon zu penibel) darauf, dass ich selbst nie überziehe. Allerdings kommen manchmal wichtige Themen erst zum Schluss auf den Tisch. Selbst wenn alle sagen, dass weitere 10 Minuten kein Problem sind, herrscht gewisse Unruhe, da jeder Anschlusstermine hat.

Für einen selbst kann man Dilemma lösen, indem man einen Zweittermin (Realtermin) erstellt, der etwas vorher beginnt und etwas länger dauert (auch hier auf Erfahrungswerte bauen). Wenn viele Menschen auf den eigenen Kalendar Zugriff haben, sollten die Realtermine sichtbar sein und die faktischen Termine unsichtbar.

Das berühmte “Haben Sie kurz Zeit zu telefonieren? Dauert nur fünf Minuten,” habe ich als ein weiteres Beispiel eingefügt und dem Zweittermin 15 Minuten spendiert. Wenn es eine mündliche Absprache ohne Zusendung von ical war, dann mache ich mir nur einen 15-minuten-Blocker als einzelnen Realtermin.

Es ist nicht alles Gold was glänzt…

…aber Silber sollte es schon sein. Hier einige Vor- und Nachteile. Vielleicht haben Sie weitere Punkte, die ich ergänzen kann?

Vorteile der Technik

  • Wenn die faktischen Termine pünktlich oder sogar schneller fertig sind, habe ich Luft. Entweder zum “klar werden” und einen Spaziergang zu machen, oder mir ToDos ziehen, die eigentlich noch nicht anliegen.
  • Ein “Es tut mir soo Leid, dass ich zu spät bin; der Meier hat leider überzogen” gibt es fast nicht mehr.
  • Gamification: Mir macht es Spaß zu versuchen, die viel zu knappen faktischen Termine einzuhalten. Plötzlich weicht der Druck dem Spaß.
  • Da man wegen der gepufferten Realtermine mehr Zeit auf seinen Tag verteilen muss, wird man gezwungen besser zu priorisieren und “Nein” zu sagen.

Nachteile der Technik

  • Menschen, die ihr (Arbeits-)leben trainiert wurden, dass geleistete Stunden gleichbedeutend mit Leistung sind, werden die Technik nur schwer nachvollziehen können. Das kann insb. im Rahmen einer Angestelltentätigkeit im Unternehmen zu Widerstand führen.
  • Die doppelten Termine anzulegen kostet Zeit. Die doppelten Notifications nerven.

Ist die Technik nur für Termine mit anderen Menschen sinnvoll?

Nein. Auch für Einzeltätigkeiten mache ich das. Ich gebe mir für einen Entwurf eines Artikels 60 Minuten. Ich blocke mir jedoch 15 Minuten extra als Realtermin. Meist reichen mir 60 Minuten — manchmal bin ich aber so im Fluss, dass ich die 15 Minuten auch noch ausnutze, ohne Angst haben zu müssen, dass an einer anderen Ecke irgendwo etwas abfällt.

Mehr Strategien gefällig?

Falls Ihnen dieser Artikel geholfen hat: Vergangenes Jahr habe ich ein eBook geschrieben, in dem ich 10 Strategien und viele Taktiken aufgeschrieben habe, wie man ganz konkret und dauerhaft produktiver sein kann: GRENZENLOS — Strategien für erfolgreiche Wissensarbeit.

Leave a reply